Airtable + n8n para PYMEs
Crea un sistema de gestión empresarial completo sin gastar un euro. CRM, proyectos, inventario y automatizaciones con herramientas gratuitas.
¿Por qué Airtable + n8n es la combinación perfecta?
Dos herramientas gratuitas que juntas pueden reemplazar software de miles de euros. La base de datos flexible que necesitas + la automatización sin límites.
Airtable
Tu base de datos visualHasta 1.000 registros por base, ilimitadas bases, y la mayoría de funciones core
Parece una hoja de cálculo pero con superpoderes: relaciones, vistas, filtros
Acceso total a la API sin coste extra, perfecta para conectar con n8n
Grid, Kanban, Calendario, Galería, Formularios... todo incluido
Hasta 100 ejecuciones/mes gratis para automatizaciones básicas
Múltiples usuarios editando simultáneamente sin conflictos
n8n
Tu motor de automatizaciónInstálalo en tu servidor o PC y úsalo sin límites, completamente gratis
Conecta Airtable con cualquier herramienta: email, WhatsApp, CRM, facturación...
Condicionales, bucles, transformaciones de datos... lo que necesites
Cron jobs, webhooks, triggers... automatiza cualquier proceso
Nodos de JavaScript/Python para casos complejos
Miles de workflows compartidos que puedes importar y adaptar
Mientras otros pagan cientos de euros en Salesforce, Monday, o HubSpot, tú puedes tener funcionalidad similar completamente gratis.
Casos de Uso para PYMEs
Ejemplos prácticos de qué puedes construir con Airtable + n8n para tu negocio.
CRM de Ventas
BajaGestiona contactos, empresas, oportunidades y pipeline de ventas
- Email automático cuando lead pasa a "Propuesta"
- Recordatorio a los 3 días sin actividad
Gestión de Proyectos
MediaControla tareas, plazos, asignaciones y progreso de proyectos
- Notificación al asignar tarea
- Alerta cuando tarea se retrasa
Inventario y Stock
MediaControl de productos, stock, proveedores y pedidos
- Alerta stock bajo mínimo
- Email a proveedor para reponer
Contenido y Marketing
BajaPlanifica contenido, calendario editorial y campañas
- Publicar en RRSS automáticamente
- Recordatorio fecha publicación
RRHH y Empleados
BajaGestiona empleados, vacaciones, formaciones y evaluaciones
- Solicitud vacaciones por formulario
- Notificación aprobación/rechazo
Facturación Simple
MediaControl de presupuestos, facturas y cobros (no sustituye software fiscal)
- Generar factura desde presupuesto aceptado
- Recordatorio cobro a los 30 días
Workflows de n8n + Airtable
Ejemplos de automatizaciones que puedes implementar hoy mismo. Incluyen la lógica paso a paso.
Nuevo Lead → CRM + Notificación
Cuando llega un formulario, crea registro en Airtable y notifica al comercial
// Estructura del workflow
1. Webhook Trigger recibe datos del formulario
2. Airtable Node: Create Record en tabla "Leads"
- Mapear campos: nombre, email, teléfono, origen
3. IF Node: Comprobar si lead es "caliente"
- Condición: presupuesto > 5000 OR urgencia = "Alta"
4. Slack Node (rama SI): Mensaje a #ventas-urgente
5. Email Node (rama NO): Email resumen al comercial de guardiaSincronizar Airtable ↔ Google Sheets
Mantén una copia de seguridad y reportes en Sheets automáticamente
// Sincronización bidireccional
1. Schedule Trigger: cada hora
2. Airtable Node: List Records (tabla "Ventas")
- Filtro: modificados en última hora
3. Google Sheets Node: Update or Append
- Usar ID de Airtable como clave
- Mapear todos los campos necesarios
// Para sync inverso (Sheets → Airtable):
1. Google Sheets Trigger: On Row Added
2. Airtable Node: Create Record
// Cuidado con bucles infinitos, usa flagsStock Bajo → Pedido Automático
Detecta productos bajo mínimo y genera pedido al proveedor
// Workflow de reposición automática
1. Schedule Trigger: 9:00 cada día laborable
2. Airtable Node: List Records (tabla "Productos")
- Filtro: stock < stock_minimo
3. Split In Batches: procesar uno a uno
4. Airtable Node: Get Record (tabla "Proveedores")
- Obtener datos del proveedor preferido
5. Airtable Node: Create Record (tabla "Pedidos")
- Estado: "Pendiente"
- Productos: [link al producto]
- Proveedor: [link al proveedor]
6. Email Node: Enviar pedido al proveedor
- Template con lista de productos y cantidadesTarea Completada → Cliente Informado
Cuando se completa una tarea, actualiza proyecto y notifica al cliente
// Flujo de notificación de progreso
1. Airtable Trigger: Record Updated (tabla "Tareas")
- Filtro: campo "Estado" cambió a "Completada"
2. Airtable Node: Get Record (tabla "Proyectos")
- Obtener proyecto relacionado
3. Function Node: Calcular % completado
- tareas_completadas / total_tareas * 100
4. Airtable Node: Update Record (tabla "Proyectos")
- Actualizar campo "Progreso"
5. IF Node: ¿Progreso = 100%?
6. Email Node: Notificar al cliente
- Rama SI: "Proyecto completado"
- Rama NO: "Avance en tu proyecto"¿Quieres más workflows?
Consulta nuestra guía completa de n8n para principiantes en javadex.es con muchos más ejemplos y explicaciones detalladas.
Plantillas Gratuitas de Airtable
Bases pre-configuradas que puedes duplicar y adaptar a tu negocio.
CRM Básico para PYMEs
Sistema completo de gestión de clientes, leads y oportunidades
Gestión de Proyectos
Control de proyectos, tareas y equipos tipo Asana/Monday
Inventario y Pedidos
Control de stock, proveedores y órdenes de compra
Calendario Editorial
Planificación de contenidos y redes sociales
RRHH Simplificado
Empleados, vacaciones y documentación básica
Presupuestos y Facturas
Control comercial básico (no sustituye software fiscal)
Guía de Implementación Paso a Paso
Sigue estos pasos para montar tu sistema Airtable + n8n desde cero.
Diseña tu estructura de datos
2-4 horasAntes de tocar Airtable, define qué información necesitas gestionar
Crea tu base en Airtable
3-6 horasImplementa la estructura diseñada en Airtable
Configura n8n
1-2 horasPrepara n8n para conectar con Airtable
Construye automatizaciones básicas
4-8 horasEmpieza con workflows sencillos de alto impacto
Migra datos existentes
2-8 horas (según volumen)Importa tu información actual a Airtable
Forma al equipo y lanza
4-8 horasAsegura que todos saben usar el nuevo sistema
Errores Comunes (y Cómo Evitarlos)
Aprende de los errores de otros para no repetirlos.
Crear una tabla para cada cosa
Terminas con 20 tablas y relaciones imposibles
Agrupa información relacionada. No necesitas tabla "Ciudades" si solo guardas el nombre
En vez de tabla Ciudades, usa campo de texto o Select en Clientes
No usar relaciones (Linked Records)
Duplicas datos, inconsistencias, difícil de mantener
Siempre que algo se repita, crea tabla aparte y enlaza
Tabla Clientes enlazada a Facturas, no copiar nombre cliente en cada factura
Exceder el límite gratuito demasiado rápido
Te quedas sin registros y tienes que pagar o borrar
Archiva registros antiguos, usa varias bases, o limpia periódicamente
Mueve pedidos de hace >1 año a base de "Archivo"
Automatizar sin probar manualmente primero
Bugs que crean datos incorrectos en masa
Siempre prueba el proceso manual varias veces antes de automatizar
Haz 10 altas de lead a mano antes de conectar el formulario automático
No documentar nada
Solo tú sabes cómo funciona, caos cuando estás de vacaciones
Documenta campos, relaciones y workflows en un documento compartido
Notion/Google Doc con "Manual del sistema Airtable de [empresa]"
Ignorar los permisos
Todos pueden editar/borrar todo, errores accidentales
Configura vistas y permisos por rol desde el principio
Comerciales solo ven sus clientes, admin ve todo
Alternativas a Airtable
Otras opciones si Airtable no se ajusta a tus necesidades.
| Herramienta | Tipo | Plan Gratis | Plan Pago | API | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| Airtable | Base de datos visual | 1.000 registros/base | Desde 10$/mes | Sí, completa | PYMEs que necesitan flexibilidad |
| Notion | Workspace todo-en-uno | Ilimitado personal | Desde 8$/mes | Sí, completa | Equipos que mezclan docs y datos |
| Google Sheets | Hoja de cálculo | Ilimitado | Google Workspace 6€/mes | Sí | Usuarios de Excel que quieren nube |
| Baserow | Airtable open source | 3.000 filas (cloud) | Self-hosted gratis | Sí | Quien quiere control total |
| NocoDB | Airtable open source | Self-hosted gratis | Cloud desde 8$/mes | Sí | Devs que quieren personalizar |
Recursos Relacionados
Continúa aprendiendo con estas guías y tutoriales.
Guía n8n para Principiantes
Tutorial completo de n8n desde cero, ideal para comenzar con automatizaciones.
Make vs n8n: Comparativa 2026
Cuál elegir según tu caso de uso y presupuesto.
Bot WhatsApp con n8n
Conecta Airtable con WhatsApp para notificaciones y formularios.
Curso IA Gratis - La Escuela de IA
Aprende IA y automatización desde cero con Javier Santos.
Aprende Automatización e IA desde Cero
En La Escuela de IA de Javier Santos encontrarás un curso gratuito completo para aprender inteligencia artificial y automatización aplicada a negocios. Perfecto para complementar lo que has aprendido aquí.
Acceder al curso gratuitoPreguntas Frecuentes
Respuestas a las dudas más comunes sobre Airtable + n8n.
¿Cuánto cuesta realmente usar Airtable + n8n?
Puede ser 0€. Airtable Free permite 1.000 registros por base (puedes tener múltiples bases). n8n self-hosted es completamente gratis. Solo pagas si necesitas más registros en Airtable (desde 10$/mes) o prefieres n8n Cloud (desde 20€/mes) para no mantener servidor.
¿1.000 registros son suficientes para mi negocio?
Depende. Para un CRM de PYME con 200 clientes y 500 oportunidades al año, sobra. Para un e-commerce con miles de pedidos mensuales, no. Trucos: usa múltiples bases, archiva datos antiguos, o considera alternativas como Baserow/NocoDB self-hosted sin límites.
¿Puedo usar Airtable como ERP completo?
Para una PYME pequeña, sí puedes cubrir CRM, proyectos, inventario básico y más. NO sustituye software fiscal (necesitas A3, Holded, etc. para facturación legal) ni software laboral. Es un complemento perfecto, no un reemplazo total.
¿Es seguro guardar datos de clientes en Airtable?
Airtable cumple SOC 2, tiene encriptación y está en servidores de EEUU (con cláusulas contractuales para RGPD). Para datos muy sensibles (salud, financieros), valora alternativas europeas como Baserow self-hosted. Para CRM y proyectos estándar, es adecuado.
¿Qué pasa si Airtable cierra o sube los precios?
Riesgo real de cualquier SaaS. Mitigación: exporta backups regularmente (CSV o via API con n8n), documenta tu estructura para poder replicar, y considera tener scripts de migración a alternativas open source preparados.
¿Puedo conectar Airtable con mi software de facturación español?
Depende del software. Holded, Anfix, STEL Order tienen APIs que puedes conectar via n8n. A3 y Sage son más complicados (APIs limitadas). El flujo típico: Airtable para gestión → n8n sincroniza datos → Software fiscal para lo legal.
¿Necesito saber programar?
No para lo básico. Airtable es 100% visual. n8n también, aunque para casos avanzados ayuda saber algo de JavaScript. El 90% de lo que necesita una PYME se puede hacer sin código. Puedes aprender más en el curso gratuito de La Escuela de IA en javadex.es.
¿Cómo migro desde Excel?
Airtable importa CSVs directamente. Limpia tus datos en Excel primero (elimina filas vacías, formatea fechas consistentemente). Importa tabla por tabla. Las relaciones tendrás que crearlas manualmente después de importar. n8n puede ayudar a automatizar migraciones complejas.
¿Listo para automatizar tu PYME sin gastar?
Si necesitas ayuda para diseñar e implementar tu sistema Airtable + n8n, podemos echarte una mano. Primera consulta gratuita.